Projekt “Controlling”

Imple­men­tierung der Pro­jek­t­man­age­ment­meth­ode PRINCE2® zur Sich­er­stel­lung der opti­malen Aus­rich­tung der Infor­ma­tion­sströme im Unternehmen zu Gun­sten eines effizien­ten Pro­jek­t­con­trol­lings.

Leistungen

Con­sul­tant / Coach: Fach­liche Beratung des kun­den­seit­i­gen Pro­jek­tleit­ers

  • Meth­o­d­en­wahl
  • Imple­men­tierungs­ber­atung
  • Pro­jek­t­pla­nung

Pro­jek­t­be­w­er­tung, Kenn­zahlen & Steuerung

Zu den regelmäßi­gen Auf­gaben der Abteilung Con­trol­ling eines mit­tel­ständis­chen Unternehmens gehörte auch das Pro­jekt-Port­fo­lio-Report­ing. Der Sta­tus aller Pro­jek­te im Unternehmen sollte zu geschäft­srel­e­van­ten Kenn­zahlen zusam­menge­fasst und ein­heitlich struk­turi­ert an die Geschäft­sleitung berichtet wer­den. Eine entsprechende Berichtsvor­lage war bere­its erstellt und an die bericht­spflichti­gen Pro­jek­tleit­er im Haus verteilt wor­den.

Berichtswege und Infor­ma­tion­sprozesse im inter­nen Pro­jek­t­man­age­ment
Lei­der war die Qual­ität der bei der Con­trol­ling-Abteilung ein­gere­icht­en Pro­jek­t­dat­en aber häu­fig für die Weit­er­ver­ar­beitung durch die Abteilung Con­trol­ling nicht geeignet. Die Pro­jek­tleit­er hat­ten ein unter­schiedlich­es Ver­ständ­nis der nachge­fragten Kenn­zahlen und haben in unter­schiedlichem Umfang, mit unter­schiedlichem Fokus und ver­schiede­nen Mess­werten gear­beit­et. Die Folge waren hohe Per­son­alaufwände für Rück­fra­gen durch das Con­trol­ling und die zusät­zliche Trans­for­ma­tion der ein­gere­icht­en Dat­en in ein report­ingfähiges For­mat.

Als Grund für diesen Zus­tand sah die Abteilung die ungenü­gend definierten Berichtswege und Infor­ma­tion­sprozesse im inter­nen Pro­jek­t­man­age­ment des Unternehmens.

Alles eine Frage der Tech­nik?
Der Kunde war daher auf der Suche nach ein­er Meth­ode, die dabei  helfen kon­nte, die Infor­ma­tions­flüsse zu vere­in­heitlichen ohne jedoch eine eigene Pro­jek­t­man­age­ment­meth­ode entwick­eln zu müssen, um so auch die Aufwände für die Umgestal­tung möglichst ger­ing zu hal­ten und auf bewährte Vorge­hensweisen zurück­zu­greifen.

Unter der Leitung der Abteilung Con­trol­ling wurde daher ein Pro­jekt aufge­set­zt, in dem aus dem Infor­ma­tions­be­darf der Geschäft­sleitung her­aus die Pro­jek­t­man­age­ment­prozesse neu gestal­tet oder zumin­d­est verbessert wer­den soll­ten.

Ein Frame­work für die Infor­ma­tion­ss­teuerung
Als fach­liche Beratung des kun­den­seit­i­gen Pro­jek­tleit­ers habe ich gemein­sam mit dem Kun­den am Markt bekan­nte und bewährte Pro­jek­t­man­age­ment­meth­o­d­en mit dem Bedarf des Kun­den abgeglichen.

Die Entschei­dung fiel auf PRINCE2, ein­er „Best practice“-Managementmethode die ein bewährtes und in der Nutzung kosten­los ver­füg­bares Frame­work für das Man­age­ment von Pro­jek­ten bere­it­stellt. Teil der Meth­ode ist ein Set an stan­dar­d­isierten und mit der Meth­ode abges­timmten Doku­menten­vor­la­gen, die im Rah­men des Ein­führung­spro­jek­tes auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wur­den. Es fol­gten Schu­lun­gen für die Pro­jek­tleit­er und ein Pilot­pro­jekt.

Infor­ma­tion­s­man­age­ment im Ein­klang mit Geschäft­san­forderun­gen und Pro­jek­tbedürfnis­sen
Mit Hil­fe eines auf die Anforderun­gen von Pro­jekt und Geschäfts­führung abges­timmten Pro­jekt-Infor­ma­tion­s­man­age­ments kön­nen so nun die Qual­ität­sprob­leme und Aufwände für das Report­ing deut­lich reduziert wer­den.

Die für die Unternehmen­steuerung notwendi­gen Infor­ma­tio­nen wer­den stan­dard­mäßig im Rah­men des Pro­jek­t­man­age­ments erstellt, für die Pro­jek­t­s­teuerung genutzt und kön­nen nun selb­ständig und ohne Mehraufwände für die Pro­jek­tleit­er oder den Con­trol­ling-Mitar­beit­er von der Abteilung Con­trol­ling abgerufen wer­den.