Ihr Projektpartner im Information Management
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Projekt "Controlling"

Implementierung der Projektmanagementmethode PRINCE2® zur Sicherstellung der optimalen Ausrichtung der Informationsströme im Unternehmen zu Gunsten eines effizienten Projektcontrollings.

Leistungen

Consultant / Coach: Fachliche Beratung des kundenseitigen Projektleiters

  • Methodenwahl
  • Implementierungsberatung
  • Projektplanung

Projektbewertung, Kennzahlen & Steuerung

Zu den regelmäßigen Aufgaben der Abteilung Controlling eines mittelständischen Unternehmens gehörte auch das Projekt-Portfolio-Reporting. Der Status aller Projekte im Unternehmen sollte zu geschäftsrelevanten Kennzahlen zusammengefasst und einheitlich strukturiert an die Geschäftsleitung berichtet werden. Eine entsprechende Berichtsvorlage war bereits erstellt und an die berichtspflichtigen Projektleiter im Haus verteilt worden.

 

Berichtswege und Informationsprozesse im internen Projektmanagement
Leider war die Qualität der bei der Controlling-Abteilung eingereichten Projektdaten aber häufig für die Weiterverarbeitung durch die Abteilung Controlling nicht geeignet. Die Projektleiter hatten ein unterschiedliches Verständnis der nachgefragten Kennzahlen und haben in unterschiedlichem Umfang, mit unterschiedlichem Fokus und verschiedenen Messwerten gearbeitet. Die Folge waren hohe Personalaufwände für Rückfragen durch das Controlling und die zusätzliche Transformation der eingereichten Daten in ein reportingfähiges Format.

Als Grund für diesen Zustand sah die Abteilung die ungenügend definierten Berichtswege und Informationsprozesse im internen Projektmanagement des Unternehmens.

 

Alles eine Frage der Technik?
Der Kunde war daher auf der Suche nach einer Methode, die dabei  helfen konnte, die Informationsflüsse zu vereinheitlichen ohne jedoch eine eigene Projektmanagementmethode entwickeln zu müssen, um so auch die Aufwände für die Umgestaltung möglichst gering zu halten und auf bewährte Vorgehensweisen zurückzugreifen.

 

Unter der Leitung der Abteilung Controlling wurde daher ein Projekt aufgesetzt, in dem aus dem Informationsbedarf der Geschäftsleitung heraus die Projektmanagementprozesse neu gestaltet oder zumindest verbessert werden sollten.

 

Ein Framework für die Informationssteuerung
Als fachliche Beratung des kundenseitigen Projektleiters habe ich gemeinsam mit dem Kunden am Markt bekannte und bewährte Projektmanagementmethoden mit dem Bedarf des Kunden abgeglichen.

 

Die Entscheidung fiel auf PRINCE2, einer „Best practice“-Managementmethode die ein bewährtes und in der Nutzung kostenlos verfügbares Framework für das Management von Projekten bereitstellt. Teil der Methode ist ein Set an standardisierten und mit der Methode abgestimmten Dokumentenvorlagen, die im Rahmen des Einführungsprojektes auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurden. Es folgten Schulungen für die Projektleiter und ein Pilotprojekt.

 

Informationsmanagement im Einklang mit Geschäftsanforderungen und Projektbedürfnissen
Mit Hilfe eines auf die Anforderungen von Projekt und Geschäftsführung abgestimmten Projekt-Informationsmanagements können so nun die Qualitätsprobleme und Aufwände für das Reporting deutlich reduziert werden. 

 

Die für die Unternehmensteuerung notwendigen Informationen werden standardmäßig im Rahmen des Projektmanagements erstellt, für die Projektsteuerung genutzt und können nun selbständig und ohne Mehraufwände für die Projektleiter oder den Controlling-Mitarbeiter von der Abteilung Controlling abgerufen werden.

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